Inventur in der Gastronomie – Das ist zu beachten

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30. August 2021 ca. 6 min

Was ist bei der Inventur als Gastronom zu beachten ? Was ist Pflicht und was nicht?

Inventur durchführen

Wie wichtig eine richtige Inventur ist wird deutlich, wenn man sich vor Augen führt, dass du als Gastronom einen Großteil des Budgets für Lebensmittel einsparen kannst, wenn Bestände und Inventar korrekt aufgenommen werden.

Doch was ist bei einer Inventur in der Gastronomie zu beachten?

Was muss bei einer Gastronomie Inventur unbedingt beachtet werden?

Was muss man bei einer Inventur in der Gastronomie zählen und was wird nicht gezählt?

Wir klären für dich die häufigsten Fragen rund um die Inventur!

Was ist eine Inventur:

Kurz gesagt werden bei einer Inventur zu einem festgelegten Stichtag alle Bestände erfasst. Dabei wird unterschieden in eine buchmäßige Bestandsaufnahme und eine körperliche Bestandsaufnahme.

Die buchmäßige Bestandsaufnahme erklärt sich von selbst und umfasst die schriftliche Dokumentation, etwas in Form einer Tabelle.

Die körperliche Bestandaufnahme umfasst das tatsächliche Zusammentragen der vorhandenen Bestände, je nach der Bestände durch wiegen, messen oder zählen.

Merke:

  • Buchmäßige Inventur = Schriftliche Dokumentation der Bestände
  • Körperliche Inventur = Messen, zählen, wiegen.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Muss ich eine Inventur durchführen? Viele Gastronomen stellen sich genau diese Frage. Im Grunde ist diese einfach zu beantworten.

Es kommt drauf an…

Du bist verpflichtet wenn auf dich folgendes zutrifft:

  1. Nur bilanzierende Unternehmen sind verpflichtet
  2. Mehr als 600.000€ Umsatz UND mehr als 60.000€ Gewinn pro Jahr in 2 aufeinander folgenden Jahren

Du stellst an dieser Stelle nun fest ob du betroffen bist oder nicht. Im letzten Fall könntest du natürlich aufhören zu lesen. Mitunter macht es jedoch auch für dich Sinn eine Inventur durchzuführen und eine Menge Geld zu sparen.

Sollte ich als Gastronom eine Inventur durchführen?

Sollte ich in der Gastronomie eine Inventur durchführen, auch wenn ich nicht verpflichtet bin?

Falls du verpflichtet bist erübrigt sich diese Frage. Doch auch wenn du keine Inventur durchführen musst, lohnt es sich mitunter finanziell.

In nahezu allen Fällen können Kosten gesenkt werden.

Das resultiert daraus, da in nahezu jedem Gastronomiebetrieb nach und nach Inventar verloren geht.

Die häufigsten Gründe dafür sind z.B.:

  • Schwund
  • Beschädigungen
  • Diebstahl
  • Freie Ausgabe von Getränken und Co.

Im Ergebnis bringt eine Inventur für dich also nur Vorteile. Du hast immer genau im Blick wie sich dein Bestand verändert hat und erlebst keine plötzlichen Überraschungen. Nebenbei kannst du deine Kosten senken, da tatsächlich weniger im Bestand ist als verbucht worden wäre.

Wann muss eine Inventur durchgeführt werden?

Die Inventur  findet in der Regel zum Jahresende statt. Je nach Art der Inventur ist nicht immer geregelt, wann diese durchgeführt wird. Anhand 3 möglicher Inventurarten kannst du jedoch durch die für dich passende feststellen, wann deine Inventur durchgeführt werden sollte.

Permanente Inventur:

Bei der permanenten Inventur musst du keinen jährlichen Termin festlegen, sondern nimmst über das Jahr verteilt in regelmäßigen Abständen die Bestände auf. Mit dieser Methode ersparst du dir eine größere Inventur, bei welcher oftmals der Geschäft still steht. Beachte, dass du ein Lagerbuch führen musst und alles transparent und nachprüfbar dokumentiert ist.

Was darf bei dieser Inventur nicht gezählt werden?

  • Verderbliche Waren
  • Zerbrechliche Waren

Stichtagsinventur:

Die bekannteste Inventurart. Von der Herangehendweise ist es die einfachste Art der Inventur. An einem Tag wird einmal alles erfasst und du bist durch. Unterjährige Listen sind somit nicht nötig.

Achtung: Die Inventur ist zwar an einem Termin abgeschlossen, erfordert jedoch hier meistens zusätzliches Personal für einen kleinen Zeitraum

Solltest du zusätzliche Hilfe benötigen, findest du bei uns studentische Hilfskräfte, welche für kleines Geld zuverlässige Arbeit leisten. Die Durchführung erfolgt als freie Mitarbeit, wodurch keine Anstellung und keine Abgaben fällig werden. Da es in den meisten Fällen unmöglich ist diese Inventur am 31.12. durchzuführen, ist es gängig diese einige Tage später durchzuführen.

Stichprobeninventur:

Die Inventurart erklärt sich mittels ihres Namens von selbst, kann jedoch nicht ohne weiteres durchgeführt werden. Du benötigst dafür eine Genehmigung des Finanzamtes.

Es gibt für die Auswahl bestimmte, festgelegte Kriterien und du bist dazu verpflichtet nach bestimmten mathematischen und statistischen Verfahren vorzugehen. Diese Art der Inventur eignet sich ausschließlich für Großbetriebe, wo eine Zählung aller Bestände unmöglich wäre.

Fazit:

Best Practice ist die Stichtagsinventur. Sie erfordert wenig bis keine unterjährige Dokumentation und ist trotz des größeren Personalaufwandes am effektivsten, da sich dein Personal das ganze Jahr auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

Deine Gastro- Inventur in 3 Schritten:

Um deine Inventur korrekt und stressfrei durchzuführen kannst du dich an den 3 folgenden Schritten orientieren.

1. Grobe Zeitplanung erstellen

Im ersten Schritt solltest du dir einen geeigneten Termin für die Inventur aussuchen, der dein Geschäft möglichst wenig beeinträchtigt. Für die meisten ist hier ein Termin in der ersten Woche des neuen Jahres geeignet. Gleichzeitig solltest du hier grob planen wie viel Zeit die Inventur in Anspruch nehmen wird. Du kannst hier nach Erfahrungswerten gehen. Solltest du zum ersten Mal eine Inventur durchführen hilft nur eine grobe Einschätzung. Unsere Kunden benötigen im Schnitt etwa 2 Tage für einen Betrieb durchschnittlicher Größe. Bei Bedarf kann auch spontan verlängert werden.

2. Konkrete Vorbereitung

Hier heißt es jedem seine Aufgabe zuzuteilen. Es werden meistens Teams gebildet und diese nach Bereich aufgeteilt, z.B. Lager, Küche etc. 2er Teams eignen sich perfekt zum Zählen und notieren.

Hier sollte sich bereits Gedanken gemacht werden, ob zusätzliches Personal für eine schnelle Durchführung benötigt wird. In diesem Fall sollte ein fester Mitarbeiter die Leitung und Kontrolle übernehmen.

Es bietet sich an vor der Inventur bestimmte Warengruppen zusammenzufassen, schlechte Ware getrennt aufzubewahren, nötige Beschriftungen vorzunehmen und benötigte Instrumente bereit zu halten, je nachdem ob gezählt, gemessen oder gewogen werden muss.

Oftmals kannst du dir für diesen Zweck Werkzeug bei speziellen Anbietern ausleihen. Achte dabei auch auf Kleinkram wie Listen, Blöcke, Rechner, Gefäße usw.

3. Inventur durchführen

Zum festgelegten Termin führt du mit deinem eigenen Personal und ggf. zusätzliche Kräften die Inventur durch. Wichtig dabei ist, vorab keine Angaben zu machen, welche Bestände vorhanden sein müssten.

Alle beteiligten sollen unvoreingenommen den tatsächlichen Bestand erfassen. Wenn du zahlen im Kopf hast, behalte diese daher besser erstmal für dich. Achte darauf, dass deine Mitarbeiter die gleichen Rundungsregeln verwenden.

Wichtig ist ebenfalls eine genau Dokumentation der Durchführung. Wer hat was gemessen, notiert, beaufsichtigt usw.

Sollte am Ende eine Differenz auftreten, wird diese in die Gewinn und Verlust Rechnung übernommen, solltest du Bilanzierungspflichtig sein. Alle Dokumente musst du laut Gesetz 10 Jahre aufbewahren.

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