Geschäftsauflösung: Checkliste vom Mietvertrag bis zur Räumung

Geschäftsauflösung: Checkliste vom Mietvertrag bis zur Räumung

Wer einen Laden oder ein Büro aufgibt, plant am besten rückwärts vom Rückgabetermin der Räume. Zuerst kommen Mietvertrag und Arbeitsverträge, weil dort die längsten Fristen laufen. Das Gewerbe wird mit der Aufgabe abgemeldet. Geschäftsunterlagen bleiben sechs bis zehn Jahre aufbewahrungspflichtig, alles andere wird datenschutzgerecht vernichtet. Zum Schluss müssen die Räume leer und vertragsgemäß zurück.

Die meisten Checklisten zur Geschäftsaufgabe beginnen beim Gewerbeamt. In der Praxis entscheidet aber der Mietvertrag über den Zeitplan. Wer zu spät kündigt, zahlt Miete für leere Räume. Und wer am letzten Tag noch Regale, Aktenschränke und Altgeräte in den Räumen hat, gibt nicht pünktlich zurück und riskiert eine Nutzungsentschädigung.

Für die Räumung selbst lohnt es sich, früh Angebote einzuholen. Ein Berliner Räumungsbetrieb nennt auf tiptop-haushaltsaufloesung.de zur Orientierung 1.200 bis 2.500 Euro für ein kleines Büro mit 60 bis 80 Quadratmetern und 2.500 bis 6.000 Euro für 150 bis 300 Quadratmeter. Enthalten sind dort laut Anbieter auch die Aktenvernichtung nach DIN 66399 mit Vernichtungszertifikat und die besenreine Übergabe.

Wann muss der Gewerbemietvertrag gekündigt werden?

Für Geschäftsräume gilt nach § 580a Abs. 2 BGB: Die ordentliche Kündigung ist spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Vierteljahres zulässig. Wer also bis zum dritten Werktag im Januar kündigt, ist zum 30. Juni raus. Wer den Termin um einen Tag verpasst, zahlt drei Monate länger.

Viele Gewerbemietverträge sind allerdings befristet. Ein befristetes Mietverhältnis endet mit Ablauf der vereinbarten Zeit und lässt sich nicht ordentlich kündigen. Dann bleiben meist nur ein Aufhebungsvertrag mit dem Vermieter oder ein Nachmieter, sofern der Vertrag das erlaubt. Lesen Sie außerdem die Klauseln zu Rückbau und Schönheitsreparaturen. Sie bestimmen, wie die Räume am Ende aussehen müssen: nur leer und besenrein oder ohne Einbauten und frisch gestrichen.

Zeitplan für die Geschäftsauflösung

Die Kündigungsfrist für Beschäftigte hängt von der Dauer des Arbeitsverhältnisses ab. Nach § 622 BGB beträgt sie für den Arbeitgeber nach zwei Jahren einen Monat zum Monatsende und steigt bis auf sieben Monate nach 20 Jahren. Tarifverträge und Arbeitsverträge können längere Fristen vorsehen. In Betrieben mit in der Regel mehr als 20 und weniger als 60 Beschäftigten muss der Arbeitgeber die Agentur für Arbeit informieren, bevor er mehr als fünf Personen innerhalb von 30 Tagen entlässt.

Gewerbe abmelden und Steuern abschließen

Die Aufgabe des Betriebs müssen Sie nach § 14 GewO gleichzeitig bei der zuständigen Behörde anzeigen. Informieren Sie zusätzlich das Finanzamt, damit es die Steuervorauszahlungen anpassen kann. Bei Kapitalgesellschaften kommen Notar und Handelsregister dazu.

Steuerlich gilt die Aufgabe eines Gewerbebetriebs nach § 16 Abs. 3 EStG als Veräußerung. Stille Reserven im Betriebsvermögen werden dabei aufgedeckt und versteuert. Wer das 55. Lebensjahr vollendet hat oder dauernd berufsunfähig ist, kann einmal im Leben einen Freibetrag von 45.000 Euro beantragen. Er sinkt um den Betrag, um den der Gewinn 136.000 Euro übersteigt.

Ein Räumungsverkauf ist erlaubt, solange die Geschäftsaufgabe stimmt. Die unwahre Angabe, man werde demnächst schließen, ist nach Nr. 15 im Anhang zum Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb immer unzulässig.

Welche Unterlagen müssen bleiben und welche können weg?

Viele Checklisten nennen pauschal zehn Jahre. Seit 2025 gilt das so nicht mehr. Nach § 147 AO sind Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre und empfangene oder abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

Alles, was nicht unter diese Fristen fällt, sollte vor der Räumung aussortiert werden: alte Bewerbungen, Kundenkarteien ohne Belegfunktion, ausgemusterte Festplatten. Für personenbezogene Daten verlangt die DSGVO eine sichere Löschung. Papier wird deshalb nach DIN 66399 vernichtet. Die Norm kennt sieben Sicherheitsstufen von P-1 bis P-7, gewählt wird nach dem Schutzbedarf der Daten. Lassen Sie sich die Vernichtung schriftlich bestätigen.

Räumung und Rückgabe: die Checkliste für die letzten Wochen

• Inventarliste mit Zustand anlegen und entscheiden, was verkauft, mitgenommen, gespendet oder entsorgt wird.
• Gut erhaltene Büromöbel und Technik bewerten lassen. Ein Erlös oder eine Anrechnung senkt die Räumungskosten.
• Elektro-Altgeräte gesondert erfassen. Für gewerbliche Altgeräte müssen Hersteller nach § 19 ElektroG eine zumutbare Rückgabemöglichkeit schaffen. Fragen Sie beim Hersteller nach, bevor Sie für die Entsorgung zahlen. Für Geräte, die vor dem 13. August 2005 in Verkehr kamen, tragen Sie die Entsorgungskosten in der Regel selbst.
• Gewerbeabfall trennen. Die Gewerbeabfallverordnung verlangt, Papier, Glas, Kunststoffe, Metalle, Holz und weitere Fraktionen getrennt zu sammeln und das zu dokumentieren. Lassen Sie sich von der Räumungsfirma Entsorgungsnachweise geben.
• Einbauten wie Theken oder Trennwände nach den Vorgaben des Mietvertrags zurückbauen oder ihre Übernahme schriftlich mit dem Vermieter vereinbaren.
• Übergabetermin mit Protokoll, Fotos und Zählerständen machen. Die Schlüssel nur gegen Quittung abgeben.

Pünktlichkeit zählt hier mehr als Perfektion. Gibt der Mieter die Räume nach Ende des Mietverhältnisses nicht zurück, kann der Vermieter nach § 546a BGB für die Dauer der Vorenthaltung die vereinbarte oder die ortsübliche Miete verlangen. Ersatzansprüche wegen Schäden an den Räumen verjähren dagegen nach § 548 BGB schon sechs Monate nach der Rückgabe. Ein sauberes Protokoll schützt also beide Seiten. Wer einen Laden schließt, findet in diesem Beitrag weitere Hinweise für Einzelhändler, etwa zum Räumungsverkauf.

Häufige Fragen

Kann ich ein Einzelunternehmen einfach schließen?

Ja, ein Notar ist dafür nicht nötig. Sie melden das Gewerbe ab, informieren das Finanzamt und erledigen Verträge, Steuern und Aufbewahrung wie oben beschrieben. Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, muss die Firma dort gelöscht werden. Die Anmeldung dazu muss ein Notar beglaubigen.

Wie lange dauert die Räumung eines Büros?

Kleine Büros sind oft an einem Tag leer, größere Flächen brauchen mehrere Arbeitstage. Planen Sie einen Puffer bis zum Rückgabetermin ein, falls Rückbauarbeiten dazukommen.

Muss ich die Räume renovieren?

Schönheitsreparaturen schulden Sie nur, wenn der Mietvertrag sie wirksam auf Sie überträgt. Eigene Einbauten müssen Sie aber in der Regel auch ohne Klausel entfernen, und Schäden über die normale Abnutzung hinaus gehen auf Ihre Rechnung.

Ein guter erster Schritt: Legen Sie Mietvertrag, Arbeitsverträge und die Liste Ihrer laufenden Verträge nebeneinander und tragen Sie die jeweils letzte Kündigungsmöglichkeit in einen Kalender ein. Das späteste Datum bestimmt Ihren Rückgabetermin.